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3 conseils pour créer un système de gestion des documents efficace !

Si vous envisagez de prendre la décision de passer au zéro papier, il existe plusieurs situations où vous devez savoir comment créer un système de gestion électronique des documents (GED) efficace. Vous vous inquiétez peut-être de savoir comment vous allez gérer vos documents ou si vous en avez besoin. Voici quelques conseils pour rendre un tel système efficace.


Adoption d'une convention de dénomination


La première étape de la création d'un système de gestion électronique des documents consiste à décider d'une convention de dénomination. Il est important que vous suiviez les mêmes règles que pour vos fichiers papier afin que les utilisateurs puissent trouver facilement les documents, quel que soit l'endroit où ils sont stockés. Les conventions de nommage peuvent être délicates. Il s'agit d'un ensemble de règles concernant la manière dont les documents électroniques sont étiquetés et stockés par les utilisateurs. Par exemple, si votre entreprise utilise le terme « FDA » pour tous les fichiers relatifs à la FDA, cela permettra aux employés de localiser plus facilement et rapidement les informations. Ensuite, vous devez créer des dossiers pour des types de documents spécifiques. Vous pouvez créer des dossiers pour des types de documents spécifiques et les stocker dans une zone unique afin que les employés sachent où chercher lorsqu'ils en ont besoin. Pour vous alléger la tâche, utilisez un logiciel GED adapté à vos besoins.


Réfléchissez à la manière dont vous allez sauvegarder vos documents


Certains éléments peuvent transformer un excellent système de gestion électronique des documents en un système qui ne l'est pas. De nombreuses entreprises utilisent des lecteurs partagés ou un stockage en nuage parce que c'est pratique et peu coûteux. Cependant, cela peut entraîner une confusion quant à savoir qui a accès à quels documents. Si plusieurs personnes ont accès au même lecteur ou dossier, elles peuvent accidentellement écraser le travail de l'autre ou supprimer accidentellement des fichiers qui appartiennent à quelqu'un d'autre. Cela peut poser des problèmes si une personne essaie de récupérer quelque chose, mais qu'une autre personne le supprime par erreur. Il peut également être plus difficile pour les employés de trouver ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, car il y a tellement de contenu dispersé dans le bureau.

Au lieu d'utiliser des lecteurs partagés ou un stockage en nuage, envisagez d'acheter votre propre serveur et de mettre en place un intranet pour les documents de votre entreprise. Tous les membres de l'entreprise pourront ainsi accéder à l'ensemble de leurs documents à partir de n'importe quel ordinateur disposant d'un accès à Internet, ce qui facilitera la vie de toutes les personnes concernées et leur fera gagner du temps.


Gardez votre hiérarchie simple


Moins il y a de niveaux dans votre hiérarchie, mieux c'est. Si vous avez trop de niveaux, il sera difficile pour les utilisateurs de trouver le bon dossier ou fichier quand ils en ont besoin. Gardez une hiérarchie plate en organisant tous les documents dans un seul dossier. Il sera ainsi beaucoup plus facile de trouver des fichiers puisque tout se trouve au même endroit au lieu d'être dispersé à plusieurs endroits.
N'utilisez les dossiers pour le stockage des documents que si cela est absolument nécessaire. Les dossiers ont été conçus principalement pour stocker des fichiers sur des disques durs et des serveurs. Ils ne sont pas conçus pour stocker des documents qui doivent être consultés fréquemment par plusieurs personnes à la fois. Si possible, stockez tous les contrats au même endroit afin que tout le monde puisse y avoir accès à tout moment.

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